Odzież i obuwie robocze – kto odpowiada za pranie, konserwację i wymianę?

Zapewnienie pracownikom odzieży i obuwia roboczego nie kończy się na ich jednorazowym wydaniu. Pracodawca odpowiada również za to, aby przez cały okres użytkowania zachowywały odpowiednie właściwości użytkowe, a tam, gdzie ma to zastosowanie – również ochronne. Oznacza to konieczność właściwego zorganizowania ich prania, konserwacji, naprawy oraz wymiany.

W praktyce właśnie ten etap często sprawia przedsiębiorcom najwięcej problemów.

Kiedy pracodawca musi zapewnić odzież i obuwie robocze?

Zgodnie z art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek nieodpłatnie dostarczyć pracownikowi odzież i obuwie robocze, jeżeli:

• własna odzież pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

• wymagają tego względy technologiczne,

• wymagają tego względy sanitarne,

• jest to konieczne ze względu na bezpieczeństwo i higienę pracy.

Nie jest więc tak, że każdy pracownik automatycznie musi otrzymać taki sam zestaw odzieży. Wyposażenie powinno wynikać z charakteru wykonywanej pracy i występujących zagrożeń.

Pracodawca ustala również rodzaje odzieży i obuwia wymaganych na poszczególnych stanowiskach oraz przewidywane okresy ich użytkowania. W praktyce informacje te najczęściej ujmuje się w tabeli norm przydziału odzieży i obuwia roboczego.

Kto odpowiada za pranie odzieży roboczej?

Co do zasady – pracodawca.

Art. 237⁹ § 2 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia, aby stosowana odzież i obuwie robocze zachowywały właściwości ochronne i użytkowe. Pracodawca powinien odpowiednio zapewnić ich:

• pranie,

• konserwację,

• naprawę,

• odpylanie,

• odkażanie.

Pracodawca może realizować ten obowiązek we własnym zakresie albo zlecić usługę profesjonalnej pralni zewnętrznej.

Samo wydanie pracownikowi odzieży nie oznacza więc, że dalsza odpowiedzialność za jej stan automatycznie przechodzi na pracownika.

Czy pracownik może sam prać odzież roboczą?

Tak, ale tylko w określonych przypadkach.

Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, może powierzyć wykonywanie tej czynności pracownikowi. W takim przypadku pracownikowi należy wypłacać ekwiwalent pieniężny odpowiadający kosztom poniesionym przez pracownika.

Przepisy nie określają jednej ustawowej stawki takiego ekwiwalentu. Jego wysokość powinna być jednak możliwa do racjonalnego uzasadnienia i odnosić się do rzeczywistych kosztów prania.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu warto uwzględnić m.in. częstotliwość prania, koszt energii elektrycznej, wody, detergentów oraz – zależnie od przyjętej metody – inne rzeczywiste koszty związane z praniem.

Kiedy pracownik NIE może prać odzieży roboczej w domu?

To szczególnie istotne w zakładach przemysłowych, warsztatach, laboratoriach, przedsiębiorstwach produkcyjnych czy firmach wykorzystujących substancje chemiczne.

Jeżeli odzież lub obuwie robocze zostały w procesie pracy skażone:

• środkami chemicznymi,

• środkami promieniotwórczymi,

• materiałami biologicznie zakaźnymi,

powierzenie pracownikowi ich prania, konserwacji, odpylania lub odkażania jest niedopuszczalne.

W takim przypadku obowiązek odpowiedniego zorganizowania procesu spoczywa na pracodawcy.

Ma to również znaczenie praktyczne. Pracownik nie powinien zabierać skażonej odzieży do domu, gdzie zanieczyszczenia mogłyby zostać przeniesione na odzież prywatną, wyposażenie mieszkania lub inne osoby.

Kiedy należy wymienić odzież lub obuwie robocze?

Częstym błędem jest traktowanie okresu użytkowania wpisanego w tabeli przydziału jako bezwzględnego terminu wymiany.

Przykładowo: jeżeli dla obuwia roboczego ustalono przewidywany okres użytkowania wynoszący 12 miesięcy, nie oznacza to, że pracownik ma używać uszkodzonego obuwia do ostatniego dnia tego okresu.

Jeżeli wcześniej utraci ono wymagane właściwości użytkowe lub ochronne i nie można ich przywrócić poprzez naprawę, powinno zostać wymienione.

Z drugiej strony PIP wskazuje, że odzież i obuwie robocze mogą być użytkowane tak długo, jak długo możliwe jest zachowanie ich wymaganych cech, w tym poprzez odpowiednią naprawę.

Dlatego stan wyposażenia powinien być kontrolowany w praktyce, a nie wyłącznie na podstawie dat zapisanych w dokumentacji.

Czy pracownik może używać własnej odzieży?

Kodeks pracy dopuszcza taką możliwość na określonych przez pracodawcę stanowiskach i za zgodą pracownika, pod warunkiem że własna odzież i obuwie spełniają wymagania BHP.

Nie jest to jednak dopuszczalne m.in. na stanowiskach, na których wykonywane są prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub określone w przepisach skażenie odzieży.

Jeżeli pracownik zgodnie z prawem korzysta z własnej odzieży i obuwia roboczego, pracodawca wypłaca mu odpowiedni ekwiwalent uwzględniający aktualne ceny.

O czym powinien pamiętać pracodawca?

Prawidłowy system gospodarowania odzieżą roboczą powinien obejmować cały cykl jej użytkowania:

dobór → wydanie → ewidencję → użytkowanie → pranie i konserwację → kontrolę stanu → naprawę lub wymianę.

Warto sprawdzić przede wszystkim, czy:

• określono stanowiska wymagające stosowania odzieży i obuwia roboczego,

• opracowano aktualną tabelę norm przydziału,

• określono przewidywane okresy użytkowania,

• prowadzona jest ewidencja wydanego wyposażenia,

• ustalono zasady zgłaszania uszkodzeń i wcześniejszej wymiany,

• określono sposób organizacji prania,

• prawidłowo ustalono ewentualny ekwiwalent za pranie,

• odzież skażona nie jest przekazywana pracownikom do prania w warunkach domowych.

Odzież robocza to element systemu BHP, a nie tylko wyposażenie pracownika

Nieprawidłowości związane z odzieżą roboczą często wynikają nie z braku zakupionego wyposażenia, lecz z braku spójnego systemu zarządzania nim.

Pracownik może otrzymać odpowiednią odzież pierwszego dnia pracy, ale po kilku miesiącach może być ona zużyta, uszkodzona, niewłaściwie prana albo nie spełniać już swojej funkcji.

Dlatego skuteczny system BHP powinien obejmować nie tylko wydawanie odzieży i obuwia, ale również nadzorowanie ich stanu przez cały okres użytkowania.

Safety & Compliance Consulting wspiera pracodawców w organizacji systemu BHP, przygotowaniu tabel norm przydziału odzieży i obuwia roboczego, dokumentacji BHP oraz audytach zgodności warunków pracy z obowiązującymi przepisami.